Prima eravamo invasi dal cartaceo, ora siamo sommersi dai documenti in digitale, ecco come evitare di annegare nei pdf e nelle email.

Non occorre guardarsi troppo indietro per vedere nei nostri uffici, armadi e faldoni traboccanti di carta. Documenti di ogni genere, dalle fatture alla contrattualistica, dalle bolle di trasporto agli ordini e, con tutta probabilità, molto altro ancora popola ogni scaffale, cassettiera, ripiano, ripostiglio delle nostre aziende. La parola d’ordine è: “ogni spazio utile all’archiviazione venga ottimizzato per ospitare quanta più carta possibile”.

L’invasione delle “Ultra Carte” avrebbe dovuto vedere un termine una volta che la tecnologia digitale avesse preso sufficientemente piede per semplificare e quindi “dematerializzare” tutti i documenti in nome, anche ma non solo, di un sentimento “green” che, riducendo stampe e uso di carta, salverebbe più alberi.

Qualcosa però è andato storto.

Dalla sovrabbondanza di carta si è passati al problema opposto: l’esasperante sovrabbondanza di documenti digitali. Di ogni genere. Un esempio su tutti: la posta elettronica.

Secondo OpenText, azienda leader al mondo nell’ambito della gestione dei “contenuti aziendali” (ECM, Enterprise Content Management, per gli addetti ai lavori – Ndr) il “consumo” di email nelle aziende nell’ultimo anno è aumentato dal 500 al 1000%. Questo significa, in soldoni, che se l’anno scorso scrivevamo o ricevevamo una media di 10 email al giorno, oggi ne riceviamo fino a 90 in più al giorno. Moltiplichiamo questo valore per gli addetti della nostra azienda e scopriamo che, mediamente, una PMI con 20 dipendenti fa girare circa 2000 email  al giorno.

Ma i numeri, come i dati grezzi in generale, possono dire qualcosa a qualcuno ma ai più, in genere, dicono molto poco.
Proviamo a dirla in un altro modo, allora.

Ognuna di quelle 2000 email (giornaliere) contiene informazioni relative a:

  • Ordini/commesse
  • Decisioni prese o da prendere
  • Direttive
  • Comunicazioni aziendali
  • Altro (la lista potrebbe diventare davvero lunga)

Inoltre, in quelle 2000 email troviamo anche allegati che riguardano:

  • Pdf di documenti di ogni genere
  • Presentazioni di Power Point
  • Documenti da rivedere in formato Word
  • Fogli di Excel
  • Immagini, disegni e fotografie
  • Altro (anche qui la lista può essere molto articolata)

Tutto questo per la cosiddetta “posta ordinaria”, per quanto riguarda quella certificata, valgono le stesse considerazioni con l’aggiunta delle notifiche di avvenuta consegna, accettazione e firme elettroniche varie.

Tutto meraviglioso, sotto il punto di vista della digitalizzazione. Digitalizzare significa poter organizzare, catalogare, ritrovare con estrema facilità e velocità. Significa archiviare spendendo di meno e, soprattutto, significa non avere più tutta quella carta tra i piedi. In una parola sola: ordine. Sarebbe fantastico, se non fosse che questo ordine, nella gran parte delle aziende non sia diventato caos al limite del paradosso.

Prova a dirci se ti sono familiari queste affermazioni:

“Scusa non ho visto la tua email, deve essere finita in coda alle altre duecento di oggi.”

“Non la trovo più, riesci a rimandarmela, per favore?”

“Mi è finita nello spam…”

“Non l’ho proprio ricevuta…” (nonostante la ricevuta di lettura – Ndr)

“Ma da che indirizzo l’hai mandata?”

“L’allegato viene intercettato come spam e non me lo fa aprire”

“Ci impiega un sacco di tempo a uscire, non capisco, la presentazione pesa solo 20 mega…”

Tutto ciò che prometteva di essere migliorativo è diventato, spesso, causa di un calo delle performance a molti livelli.

Dove si trova il salvagente?

Francamente non crediamo che la disorganizzazione sia un male inguaribile, ma è altresì vero, che può diventare un problema molto serio con ripercussioni concrete anche sul fatturato di un’azienda o un’organizzazione.

Esistono molti modelli organizzativi e sistemi in grado di gestire il flusso di dati e documenti in aziende di qualsiasi dimensione.

In realtà prima di valutare una piattaforma o un sistema di ECM (Enterprise Content Management)  che ci permetta di fare ordine nei dati (tutto ciò che è digitale è un dato e come tale dovrebbe essere valutato, trattato) bisogna fare un lavoro a monte.

Innanzitutto capire quale ordine funziona per la tua azienda.

Costringere un’azienda, che magari passa da un ricambio generazionale importante ad aderire ad uno standard spersonalizzante, può essere assolutamente controproducente se non, addirittura, pericoloso.

Per farti un esempio concreto:  se hai sempre gestito l’amministrazione con il software che ti è stato costruito su misura dalla tua software house non ha senso farti migrare, dalla sera alla mattina, verso un sistema commercialmente più diffuso e venduto ma che è troppo lontano dalle tue logiche.

Ecco perché bisogna prima capire come funzionano per te le cose.

Stabilire un flusso basato sull’ottimizzazione, prima di imporre un “regime” correttivo.

Prima ancora di dare delle direttive su come riorganizzare il lavoro di tutti i tuoi addetti è necessario capire cosa si può fare per ridurre gli “sprechi”.

Ci sono sicuramente degli accorgimenti che possono essere presi da gruppi di addetti, singoli reparti o dall’azienda nella sua globalità che consentono di migliorare e ottimizzare il flusso dei dati in modo indolore.

Spesso basta poco. L’occhio e l’orecchio esperto sanno individuare in modo relativamente veloce i pulsanti giusti da schiacciare.

Progettare i nuovi stream e liberare il mondo dagli Ultra Dati.

Una volta che si è capito cosa funziona per te e come ottimizzarlo per renderlo più efficace allora si passa alla fase tre, quella dedicata alla riprogettazione del flusso completo dei dati in modo tale da creare sia prassi migliori, ma anche e soprattutto, utilizzare sistemi adeguati per migliorare il passaggio, l’archiviazione e la ricerca di ogni tipo di dato digitale, dalle email alle foto, dai pdf alle comunicazioni aziendali, etc.

Sembra molto faticoso vivere nell’ordine…

Sembra, ma in realtà, è molto, molto più faticoso continuare a non trovare le cose quando servono, a non ricevere i documenti nei formati che servono e non archiviarli con i sistemi giusti.

Come spesso accade, nel lavoro e nella vita, bisogna decidere se subire un cambiamento o se esserne parte, cavalcandolo. Il cambiamento in questione è quello che riguarda il prendere possesso dei flussi documentali e di dati che corrono nelle nostre aziende oppure rimanere schiacciati e frustrati dal continuo accumularsi di notifiche sul nostro computer, smartphone o tablet.

Per concludere: lo sai come fai ad accorgerti che la situazione è fuori controllo?

Uno degli indicatori è che le persone ti scrivono email e poi ti avvisano via Whatsapp che ti hanno inviato la mail, telefonandoti nel corso della giornata per chiederti se hai letto la mail e se dai loro una risposta.

E’ una battuta, ovviamente.

O forse no?