Oggi tutti quanti produciamo una mole di dati sempre più importante.
Non è vero: la mole di dati che dobbiamo gestire è, letteralmente, mostruosa! Chi sta negli reparti amministrativi, legali e marketing delle aziende lo sa.
Ma se pensi che l’unico problema sia quello legato alla quantità allora ti stai perdendo il vero “divertimento”.

Grazie ad uno studio effettuato da Open Text, uno dei leader mondiali del Record Management e delle soluzioni di Digital Compliance, sono emersi dati estremamente interessanti rispetto requisiti normativi, i costi e le risorse necessarie che motivano una policy di record management efficiente e strutturata.

Se poi la tua azienda lavora anche in territori differenti, allora questa scelta rischia di essere davvero urgente. Per questo valuta questi cinque punti come i cardini sui quali pianificare la governance della gestione dati all’interno della tua azienda.

La conformità alle (tante) normative

I principali ambiti in cui si rileva l’urgenza di attuare una buona prassi di record management hanno a che fare, essenzialmente, con due macro temi:

  • La Sicurezza
  • La Privacy

Solo per quanto riguarda la privacy sono oltre 100 le normative in altrettanti paesi che regolamentano la modalità in cui debbono essere archiviati i dati (sensibili o meno) dei nostri clienti/utenti.  E sono proprio le motivazioni legali a indirizzare il 90% delle aziende a ricercare soluzioni e strumenti per una governance dei dati, strutturata, semplice e gestibile in modo flessibile.

Le modalità di conservazione dei dati fanno la differenza

Anche in questo caso esistono normative che non solo obbligano alla conservazione dei dati, ma esplicitano anche le modalità in cui devono avvenire i processi di archiviazione e gestione.
Solo negli Stati Uniti esistono oltre 14mila normative che dettano tempi e modi per la conservazione di ogni genere di dato. Sopravvivere in un dedalo simile può essere davvero un’impresa impegnativa se non hai dei riferimenti adeguati.

eDiscovery

Ovvero la facilità/libertà di accedere alle informazioni archiviate. Per scopi diversi: siano di ricerca da parte di una persona o ente che vuole raccogliere informazioni, sia da parte dell’intestatario delle informazioni stesse. I requisiti della cosiddetta eDiscovery possono essere tanti e non semplici, ancora una volta questo può riguardare le normative del paese al quale ci stiamo rivolgendo. Scondo il sito FREEDOMINFO.ORG  esistono oltre 100 paesi che hanno realizzato e cosiddette Freedom Of Information Laws (leggi sulla libertà di accedere alle informazioni) mentre per HBR CONSULTING il 60% del budget dei contenziosi viene speso per la ricerca di informazioni.

Integrità dei dati

Per ammettere i dati e le informazioni da essi derivate in qualsiasi ambito occorre garantire l’autenticità e integrità dei dati stessi.  Inoltre occorre garantire la modalità in cui i dati sono stati raccolti e dare anche verificabilità dell’integrità/sicurezza dei sistemi di raccolta stessi.
Non basta dire che “Gestiamo i tuoi dati a norma di legge”.

Comunicazioni obbligatorie

Uno degli aspetti che riguarda da vicino il Record Management è la necessità di fornire reportistica e comunicazione (a secondo degli amibiti) periodici rispetto allo stato dei dati, del loro utilizzo e della possibilità di accedervi per variarli, cancellarli o limitarne il trattamento.
Tutto questo processo non può essere lasciato al caso, soprattutto sei dati che gestiamo sono parte di flussi strategici del nostro business.

Niente di tutto questo può essere preso alla leggera, ma non vogliamo farla nemmeno più pesante di quello che è. Il Record Managemet è diventata una skill sempre più diffusa e avere un partner strategico che semplifichi tutta questa complessità diventa sempre più urgente per molte realtà.

facciamo due chiacchiere, se ne hai bisogno.