Grazie ad uno studio effettuato da Open Text, uno dei leader mondiali del Record Management e delle soluzioni di Digital Compliance, sono emersi dati estremamente interessanti rispetto requisiti normativi, i costi e le risorse necessarie che motivano una policy di record management efficiente e strutturata.

Se poi la tua azienda lavora anche in territori differenti, allora questa scelta rischia di essere davvero urgente. Per questo valuta questi cinque punti come i cardini sui quali pianificare la governance della gestione dati all’interno della tua azienda.

La conformità alle (tante) normative

I principali ambiti in cui si rileva l’urgenza di attuare una buona prassi di record management hanno a che fare, essenzialmente, con due macro temi:

• La Sicurezza
• La Privacy

Solo per quanto riguarda la privacy sono oltre 100 le normative in altrettanti paesi che regolamentano la modalità in cui debbono essere archiviati i dati (sensibili o meno) dei nostri clienti/utenti.  E sono proprio le motivazioni legali a indirizzare il 90% delle aziende a ricercare soluzioni e strumenti per una governance dei dati, strutturata, semplice e gestibile in modo flessibile.

Le modalità di conservazione dei dati fanno la differenza

Anche in questo caso esistono normative che non solo obbligano alla conservazione dei dati, ma esplicitano anche le modalità in cui devono avvenire i processi di archiviazione e gestione.
Solo negli Stati Uniti esistono oltre 14mila normative che dettano tempi e modi per la conservazione di ogni genere di dato. Sopravvivere in un dedalo simile può essere davvero un’impresa impegnativa se non hai dei riferimenti adeguati.

eDiscovery

Ovvero la facilità/libertà di accedere alle informazioni archiviate. Per scopi diversi: siano di ricerca da parte di una persona o ente che vuole raccogliere informazioni, sia da parte dell’intestatario delle informazioni stesse. I requisiti della cosiddetta eDiscovery possono essere tanti e non semplici, ancora una volta questo può riguardare le normative del paese al quale ci stiamo rivolgendo. Scondo il sito FREEDOMINFO.ORG  esistono oltre 100 paesi che hanno realizzato e cosiddette Freedom Of Information Laws (leggi sulla libertà di accedere alle informazioni) mentre per HBR CONSULTING il 60% del budget dei contenziosi viene speso per la ricerca di informazioni.

Integrità dei dati

Per ammettere i dati e le informazioni da essi derivate in qualsiasi ambito occorre garantire l’autenticità e integrità dei dati stessi.  Inoltre occorre garantire la modalità in cui i dati sono stati raccolti e dare anche verificabilità dell’integrità/sicurezza dei sistemi di raccolta stessi.
Non basta dire che “Gestiamo i tuoi dati a norma di legge”.

Comunicazioni obbligatorie

Uno degli aspetti che riguarda da vicino il Record Management è la necessità di fornire reportistica e comunicazione (a secondo degli amibiti) periodici rispetto allo stato dei dati, del loro utilizzo e della possibilità di accedervi per variarli, cancellarli o limitarne il trattamento.
Tutto questo processo non può essere lasciato al caso, soprattutto sei dati che gestiamo sono parte di flussi strategici del nostro business.

Niente di tutto questo può essere preso alla leggera, ma non vogliamo farla nemmeno più pesante di quello che è. Il Record Managemet è diventata una skill sempre più diffusa e avere un partner strategico che semplifichi tutta questa complessità diventa sempre più urgente per molte realtà.

facciamo due chiacchiere, se ne hai bisogno.

L'articolo 5 requisiti per il Record Management proviene da móveo.

Sembra un’ovvietà, per chi da un po’ vive i corridoi delle grandi aziende (ma non solo, a dire il vero). Ma c’è qualcosa di più da osservare. Lo dice, in primis, PANOS MOURDOUKOUTAS, autore di “The Ten Golden Rules of Leadership”, facilmente reperibile su AMAZON.

I “leader da ufficio” sono quelli che svolgono delle funzioni da “capo” (semplifichiamola così). I leader reali, spesso, non ocupano ruoli necessariamente di alto livello, ma si presentano come i “colleghi modello”, quelli che tutti noi vorremo avere. Sono quelli che ci sono, quelli che rendono gli “sprint” meno faticosi, quelli che ti portano con sé e che sanno guadagnarsi il rispetto e la fiducia degli altri.

Sono quelli che hanno la capacità di guidare gli altri.

Una volta compreso questo (apparentemente una piccola grande ovvietà) Mourdoukoutas spiega nel suo libro la differenza tra azienda formale e azienda informale. Continua a seguire il discorso, tra poco tutto avrà una forma molto più chiara.
L’azienda formale è il sistema, l’organigramma delle funzioni e dei ruoli, se ti è più facile visualizzarla in questa maniera.
L’azienda informale, invece, è qualcosa di più vicino alla percezione dell’azienda che hanno le persone che ci lavorano dentro.

Tra questi due eco sistemi può esserci, e di fatto c’è spessissimo, una enorme differenza.

Ma ci sono due ulteriori elementi che contribuiscono a dare un quadro migliore delle qualità dei leader: la differenza tra autorità e potere.

L’autorità proviene, la maggior parte delle volte, dall’azienda formale, dall’organigramma. E’ figlia della funzione aziendale. E’ un titolo che viene conferito ai manager e da loro l’autorità (appunto) per gestire persone, risolvere problemi e prendere decisioni.
Mourdoukoutas dice che questo genere di persone viene investita di simboli che li distinguono. Simboli che prendono la forma di benefit, parcheggi riservati, auto aziendale e toilette privata.

Il potere, invece, è un concetto più ampio di quello normalmente assegnato all’autorità. Riguarda, ad esempio, la capacità di influenzare ciò in cui credono gli altri, di condurli oltre i loro limiti, con o senza l’assegnazione formale di un ruolo istituzionale legato alla leadership.

Ecco che coloro che sono rivestiti di una leadership formale, da ufficio, che hanno anche un’autorità conferita loro da un titolo e ufficializzata da benefit reali, di fatto hanno un potere superficiale. Regnano sull’organigramma, ma non sull’azienda informale.
Come risultato abbiamo un abbassamento drammatico delle possibilità di raggiungere gli obiettivi aziendali.

In uno scenario come questo quali risultati ci aspettiamo per la nostra azienda/organizzazione?
Siamo capaci di fare in modo che i leader reali lavorino in modo coordinato con quelli formali?

E’ ancora Mourdoukoutas a suggerirci una strada, forse tra le più ovvie, dal punto di vista filosofico, ma tutt’altro che in discesa sotto il profilo attuativo.

“Now imagine if someone who enjoys the support of the informal organization is assigned the authority to run the formal organization. That’s when authority and power are in the same hands. Office occupiers turn into real leaders. And the organization is on the path to greatness.”

Sei ad un passo dalla grandezza, aggiungiamo noi, se riesci a trasformare i leader reali in leader formali, ma anche se riesci a portare quelli “da ufficio” a contatto con lo spirito giusto per essere dei veri leader.

L'articolo Leader formali, autorità e potere proviene da móveo.

La ruota, di per se stessa, non è stata una grande rivoluzione quando è stata realizzata per la prima volta. Con tutta probabilità le prime ruote non erano nemmeno state capite fino in fondo. C’è voluto del tempo perché quell’invenzione prendesse piede e trasformasse le abitudini a livello collettivo. E c’è voluto ancora più tempo perché diventasse uno degli elementi cardine di tutto il progresso dell’umanità.

Pensa oggi come sarebbe il mondo se non avessimo la ruota. Oppure lo zero nella nostra numerazione.  O le leghe metalliche. E così via.

Allo stesso modo, ad un certo punto del ventesimo secolo, verso la fine, incominciano a succedere piccoli ma sostanziosi eventi che trasformano, un passo per volta, le nostre micro abitudini quotidiane. Da un certo momento in poi, telefonare a qualcuno non è stato più la stessa cosa. Da quel momento una incessante produzione di innovazioni, prima di tutto tecnologiche, ha cominciato a innescare delle reazioni a catena che non si sono più fermate.

Quelle innovazioni, che oggi chiamiamo smartphone, tablet, tv on demand, social network, domotica, intelligenza artificiale e molto altro ancora, nel giro di pochissimi anni hanno trasformato non solo i singoli ambiti della nostra vita ma anche la sociologia del nostro ecosistema globale.

Questa trasformazione ha spostato anche le metriche fondamentali e i kpi dei mercati che, da “prodotto centrici”, si sono dovuti plasmare attorno ad un nuovo potentissimo, sebbene sconosciuto, soggetto: il cliente.

Il cliente dell’era digitale è il cliente che ha destrutturato l’era digitale facendola diventare “l’era del cliente”. Non è un gioco di parole per confonderti, ma lo stato dei fatti.

Il digitale non è stata la rivoluzione principale, ma lo strumento per creare un’altra destrutturazione di paradigmi: dal costruire prodotti e servizi per venderli ai consumatori, oggi si creano prodotti e servizi su misura del consumatore.

L’enorme quantità di dati che abbiamo a disposizione rispetto agli interessi del nostro cliente (sia esso B2C o B2B, non fa alcuna differenza, oggi) forza le aziende nella posizione di non poter più ignorare aspetti fino a ieri considerati marginali.

La customer experience è un valore primario, misurabile, che preoccupa molti reparti marketing e vendite. Il rating soggettivo è diventato un “must” al quale non si può rinunciare per capire se la nostra “app” o il nostro servizio web è all’altezza delle aspettative del cliente/utente. Non le nostre, le sue. La misurazione del “sentiment” è uno dei kpi che mai nella storia sono entrati ufficialmente a far parte degli indicatori che contribuiscono a creare un bilancio aziendale. La reputazione è sempre stato una questione di “soft skills” personale, oggi invece si misura in termini quantitativi.

Tutto questo è possibile grazie ad una rivoluzione che ha spostato il peso del controllo sull’utente/cliente.

Questa consapevolezza ha ora un enorme impatto su tutta la filiera produttiva, distributiva e comunicativa dei prodotti e servizi che proponiamo al mercato. Dalla micro impresa alla multinazionale.

Eppure, nonostante questa evidenza, le aziende (di ogni dimensione) faticano a reggere il passo.

Il cliente è veloce come una lepre e si sposta con un’automobile elettrica o ibrida, mentre la grande azienda è ancora troppo lenta perché gira con la 313 di Paperino.

Emergono molto velocemente i piccoli Mark Zuckemberg (fondatore di Facebook) che hanno braccia e gambe libere per correre veloce (fino ad un certo punto). Oppure gente come Jan Koum (fondatore di Whatsapp).  Idem per i Garret Camp della situazione (fondatore di Uber). E potremmo andare avanti citando almeno altri 40 nomi di perfetti sconosciuti che hanno cambiato l’economia cavalcando i nuovi paradigmi digitali “customer-centric”.

Ma se ho sempre prodotto bulloni, valvole o servizi ospedalieri, come tutto questo può avere a che fare con me?

La risposta ancora una volta non la diamo noi, ma la da il mercato: occorre saper creare nuovi modelli di business all’interno dei propri schemi tradizionali.

Se una cosa ci ha insegnato questo ultimo decennio è che non è fondamentale inventare qualcosa di “nuovo”, è però importante saper declinare in modo nuovo prodotti e servizi che abbiamo già. Dobbiamo lavorare su tutto ciò che gira intorno al nostro vecchio sistema di produzione, distribuzione e comunicazione.

E’ un nuovo progetto?
Non esattamente, semmai è un nuovo scopo, una necessità. In alcuni casi un’urgenza.

Dipende se ci si muove con l’auto ibrida o con la 313.

L'articolo La customer revolution nella digital evolution proviene da móveo.

Non occorre guardarsi troppo indietro per vedere nei nostri uffici, armadi e faldoni traboccanti di carta. Documenti di ogni genere, dalle fatture alla contrattualistica, dalle bolle di trasporto agli ordini e, con tutta probabilità, molto altro ancora popola ogni scaffale, cassettiera, ripiano, ripostiglio delle nostre aziende. La parola d’ordine è: “ogni spazio utile all’archiviazione venga ottimizzato per ospitare quanta più carta possibile”.

L’invasione delle “Ultra Carte” avrebbe dovuto vedere un termine una volta che la tecnologia digitale avesse preso sufficientemente piede per semplificare e quindi “dematerializzare” tutti i documenti in nome, anche ma non solo, di un sentimento “green” che, riducendo stampe e uso di carta, salverebbe più alberi.

Qualcosa però è andato storto.

Dalla sovrabbondanza di carta si è passati al problema opposto: l’esasperante sovrabbondanza di documenti digitali. Di ogni genere. Un esempio su tutti: la posta elettronica.

Secondo OpenText, azienda leader al mondo nell’ambito della gestione dei “contenuti aziendali” (ECM, Enterprise Content Management, per gli addetti ai lavori – Ndr) il “consumo” di email nelle aziende nell’ultimo anno è aumentato dal 500 al 1000%. Questo significa, in soldoni, che se l’anno scorso scrivevamo o ricevevamo una media di 10 email al giorno, oggi ne riceviamo fino a 90 in più al giorno. Moltiplichiamo questo valore per gli addetti della nostra azienda e scopriamo che, mediamente, una PMI con 20 dipendenti fa girare circa 2000 email  al giorno.

Ma i numeri, come i dati grezzi in generale, possono dire qualcosa a qualcuno ma ai più, in genere, dicono molto poco.
Proviamo a dirla in un altro modo, allora.

Ognuna di quelle 2000 email (giornaliere) contiene informazioni relative a:

• Ordini/commesse
• Decisioni prese o da prendere
• Direttive
• Comunicazioni aziendali
• Altro (la lista potrebbe diventare davvero lunga)

Inoltre, in quelle 2000 email troviamo anche allegati che riguardano:

• Pdf di documenti di ogni genere
• Presentazioni di Power Point
• Documenti da rivedere in formato Word
• Fogli di Excel
• Immagini, disegni e fotografie
• Altro (anche qui la lista può essere molto articolata)

Tutto questo per la cosiddetta “posta ordinaria”, per quanto riguarda quella certificata, valgono le stesse considerazioni con l’aggiunta delle notifiche di avvenuta consegna, accettazione e firme elettroniche varie.

Tutto meraviglioso, sotto il punto di vista della digitalizzazione. Digitalizzare significa poter organizzare, catalogare, ritrovare con estrema facilità e velocità. Significa archiviare spendendo di meno e, soprattutto, significa non avere più tutta quella carta tra i piedi. In una parola sola: ordine. Sarebbe fantastico, se non fosse che questo ordine, nella gran parte delle aziende non sia diventato caos al limite del paradosso.

Prova a dirci se ti sono familiari queste affermazioni:

“Scusa non ho visto la tua email, deve essere finita in coda alle altre duecento di oggi.”

“Non la trovo più, riesci a rimandarmela, per favore?”

“Mi è finita nello spam…”

“Non l’ho proprio ricevuta…” (nonostante la ricevuta di lettura – Ndr)

“Ma da che indirizzo l’hai mandata?”

“L’allegato viene intercettato come spam e non me lo fa aprire”

“Ci impiega un sacco di tempo a uscire, non capisco, la presentazione pesa solo 20 mega…”

Tutto ciò che prometteva di essere migliorativo è diventato, spesso, causa di un calo delle performance a molti livelli.

Dove si trova il salvagente?

L'articolo Dalla troppa carta ai troppi file: il paradosso della semplificazione digitale prima dell’ECM proviene da móveo.

Il Garante della Privacy nell’ultima relazione sul 2015 ha ben portato alla luce una serie di dati che devono far riflettere anche e soprattutto le aziende di piccole e grandi dimensioni.
L’aumento “dell’esposizione” dei dati sul web ha aumentato, non solo i vantaggi per i meccanismi di marketing, ma anche fenomeni di cybercrime. Stiamo parlando di un giro d’affari di circa 980 miliardi di euro.
In questa cifra sono compresi reati di “basso livello” (se così vogliamo chiamarli) come i furti di identità o di accesso ai sistemi di pagamento, ma ancora di più, banche dati aziendali, risorse documentali e patrimoni digitali privati di aziende di ogni dimensione. E sottolineiamo “ogni”.

Se da una parte assistiamo ad una corsa al digitale dettata dal “Time to market” sempre più ristretto, dall’altra parte si sottovalutano spesso gli aspetti legati alla sicurezza o all’adeguamento normativo.

Non basta essere al sicuro, bisogna anche essere a norma

Questo è un’altro degli aspetti cruciali che riguardano l’immissione in rete di grandi quantità di dati di ogni genere.
Pensiamo a quelli di carattere sanitario, a quelli fiscali, all’impatto delle nuove tecnologie nel mondo del lavoro, la protezione degli atti processuali o la “semplice” archiviazione delle note di negoziazione tra due aziende nei sistemi di CRM o negli archivi digitali (quando questi esistono e sono organizzati).

Tutto questo ci costringe a valutare l’impatto anche sul fronte della responsabilità legale.
Il Garante della Privacy, solo nel 2015, ha fatto fronte a circa 5000 tra quesiti, reclami e segnalazioni con 303 ispezioni da parte della Guardia di Finanza, per un totale di 1700 violazioni amministrative accertate e contestate dall’autorità giudiziaria.

Se le cifre sembrano esigue basta pensare che sono triplicate nel giro di un anno per cambiare idea.

La maggior parte delle violazioni, si badi bene, non portano la firma di grandi criminali ma di imprenditori comuni di ogni dimensione, lontanissimi dall’idea di commettere illeciti gravi,  ma che, per lo più, sottovalutano le misure di sicurezza imposte dalla legge (e dalla buona prassi IT oltre che dal buon senso). Una sottovalutazione che non è solo leggerezza nei confronti della norma, ma, ora più che mai, anche nei confronti degli scenari che si accennavano all’inizio di questo post. Basti pensare che 53% delle informazioni tra medico e paziente avviene via Whatsapp, che è un canale dichiaratamente cifrato, ma non per questo inviolabile.

Interessante, in questo senso, l’intervista di KEY4BIZ ad Antonello Soro, Presidente dell’Autorità Garante della Privacy che completa ancora di più il quadro di riferimento rispetto alla privacy.

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L’economia fondata sui dati. E le persone?

Da sottolineare il passaggio di Soro che puntualizza che sempre di più la nostra è “un’economia fondata sui dati, se non si proteggono i dati non si protegge l’economia”.
Inoltre, nell’economia digitale la persona diventa dato e il dato diventa persona, un “loop” auto alimentante ma, al tempo stesso, auto realizzante. Ecco perché come società non possiamo, dice Soro, non avere come priorità sia etica che deonotologica (ma anche utilitaristica) proteggere la persona.

Sarebbe bello, in quest’ottica, che questo genere di sensibilità avesse come scopo le persone e non i dati, ma da qualcosa bisogna pur partire.

Ed è proprio da queste considerazioni che solleviamo un interrogativo al quale sarebbe bello che rispondessero i vertici delle PMI italiane: avete pianificato una revisione periodica delle vostre policy in tema di gestione dei dati, sicurezza, gestione documentale e del vostro patrimonio digitale in generale?

E anche: se non lo avete fatto siete consapevoli delle conseguenze e dell’impatto che questo può avere su tutto il vostro ecosistema aziendale?

Lo scopo di queste domande non è il “terrorismo informativo”, semmai smuovere una consapevolezza che, nel panorama italiano, spesso sembra sonnecchiare. Di solito si sveglia quando si pone il problema.
E di solito è tardi.

L'articolo Gestione dei dati, cybercrime e tutela della persona. Le nuove sfide per le PMI proviene da móveo.

Non farti ingannare dal taglio umoristico perché, se ci guardiamo intorno, molto spesso tra agenzie e reparti marketing, il flusso di un progetto digital rischia la vita a causa di una cattiva scelta delle priorità.
Ecco dunque che diventa fondamentale saper scegliere la direzione giusta. Spesso bastano delle domande semplici.

Le priorità digitali dalle quali non puoi prescindere

I tuoi clienti sono sicuramente più mobile di te.  Una delle maggiori priorità per chi vuole, non solo espandere, ma anche mantenere la propria clientela, è orientarsi su soluzioni “mobile first“.
E’ fondamentale partire da questo aspetto anche in moltissimi ambiti B2B.

Il secondo aspetto prioritario è l’attenzione ai dati. Si parla infatti spesso di Data Driven Marketing mettendo il dato al centro dell’arsenale decisionale di ogni azienda.
Per migliorare la customer experience hai bisogno di dati dai clienti. Per migliorare le personalizzazioni e le ottimizzazioni di prodotti e servizi hai bisogno di dati. Per sapere quali servizi hanno bisogno di maggiore “benzina” hai bisogno di dati.
Ogni decisione, commerciale, amministrativa, finanziaria, di sviluppo, ha bisogno di dati.
I dati, a loro volta, hanno bisogno di trasformarsi in informazioni. Per farlo avrai bisogno degli strumenti più idonei alla tua realtà. Ma questo è il problema minore. Prima devi fare la scelta di orientarti a dati e metriche di valore.

Infine considera che tutte le scelte digitali dei tuoi utenti/clienti sono scelte che cambiano la realtà, cambiano il corso degli eventi.
Sono le scelte che fanno i tuoi clienti (connessi, informati ed estremamente mobile) che cambiano i mercati.
Paradossalmente siamo in un momento storico in cui sono i clienti a dettare le tendenze e a determinare, molto velocemente, cosa è vendibile e cosa no.
Il cliente è diventato molto più veloce e adattivo del brand.

Questo non deve diventare l’ansia del nuovo millennio, ovviamente, ma sicuramente sarà un buono spunto di riflessione per valutare la prossima scelta di digital information management.

L'articolo Lo sai cosa sta facendo il tuo Marketing? Scegli le tue priorità digitali proviene da móveo.